Bien organiser un gala de charité en quelques étapes

Pour les entreprises qui cherchent à résoudre les problèmes du monde, organiser un gala de collecte de fonds peut sembler une idée dépassée. Pourtant, les entreprises organisent des galas depuis des générations. Pourquoi ? Parce qu’ils fonctionnent, tout simplement ! Voici notre guide pour réussir l’organisation de votre gala de charité.

Les premières étapes de l’organisation d’un gala

Planifier l’organisation de votre gala

La planification commence bien à l’avance. Parfois jusqu’à deux ans dans le cas d’un premier grand événement. Et la planification du prochain événement commence par une analyse approfondie du dernier.  Pour commencer, l’une des clés de la panification consiste à désigner une personne qui est responsable de l’organisation global du projet. Une personne de l’entreprise qui possède de bonnes compétences en gestion de projet. Il faut aussi que cette personne porte un intérêt pour cet événement. Avant toute chose, il est aussi important d’organiser un comité d’organisation qui comprend le personnel et les bénévoles.

Il ne faut jamais tenir une réunion de ce comité sans le responsable du projet. Il doit approuver ou rejeter chaque dépense ou chaque décision. Avant que le travail ne puisse commencer, le comité devra se mettre d’accord sur un thème, des objectifs financiers et les invités. Ensuite, chaque membre du comité devra se voir accorder une fonction pour diriger les points clés : finances et budget, lieu et nourriture, animations, vente des billets …

Lors de la première réunion, planifiez toutes les réunions du comité jusqu’à la tenue de l’événement. Vous voudrez peut-être avoir des réunions moins fréquentes au début et plus fréquentes, peut-être une fois par semaine, au cours du dernier mois de préparation.

Finances et budget

Le coût d’un gala, et les revenus qu’il génère, seront différents à Paris ou à Lyon qu’à Saint-Etienne ou à Mulhouse. Néanmoins, certains paramètres financiers seront cohérents pour la plupart des événements. Un gala génère globalement une marge bénéficiaire d’environ 60 %. En d’autres termes, si le revenu total de toutes les sources, y compris les dons faits lors du gala, atteint 10 000 euros, vous vous attendez à avoir dépensé 40 000 euros pour toutes vos dépenses, des aliments et boissons aux outils de communication et à la décoration. Vous voulez engendrer un maximum de revenus pour couvrir vos frais ? Alors organisez une tombola. Vous pourriez recueillir beaucoup plus de cette façon. Au début de la phase de préparation, le comité devra préparer un budget détaillé pour l’événement, en s’assurant qu’aucune dépense n’est négligée.

Le choix du lieu

La plus grosse dépense et l’un des aspects les plus stratégiques d’un gala est le lieu. Vous aurez besoin d’utiliser leur cuisine et peut-être même leur bar. Ne prenez pas ce paramètre à la légère. Une personne de l’organisation qui a de l’expérience et qui possède de solides compétences en négociation devrait essayer de négocier le prix du lieu. Certains lieux, comme le Centre des Congrès Annecy, sont parfaits pour les galas. Un autre paramètre à prendre en compte : Moins vous aurez à transformer l’espace, moins vous  aurez de frais. Il faut notamment d’assurer que les personnes puissent stationner et que le lieu est accessible aux personnes handicapées.

Le repas et les boissons

En ce qui concerne les hors-d’œuvre et le dîner, il faut s’assurer d’avoir des options de repas végétariens et sans gluten disponibles pour ceux qui le désirent. La nourriture peut aller d’un barbecue coréen à une variété de mets délicieux faits par un de chef local reconnu, du buffet au dîner en plusieurs services. En effet, le repas doit correspondre au prix du billet. Dans tous les cas, pour plaire à tous, la nourriture ne doit pas être trop fantaisiste.

table de dîner

Finaliser l’organisation de votre gala

Parrainages

Trouver des sponsors est une étape importante pour organiser votre gala. Plus il y a de coûts qui peuvent être financés par les sponsors, moins il y a de coûts à financer. Cherchez des sponsors de cette manière :
– Anciens commanditaires : si vous n’avez jamais eu de gala auparavant, regardez ceux qui ont commandité des événements similaires.
– Commanditaires d’affinité : recherchez des entreprises qui partagent vos valeurs.
– Les parrainages pour les repas et les boissons : vous pouvez chercher à réduire vos frais en cherchant un traiteur ou un restaurant prêt à vous faire une grosse réduction en échange de visibilité.

Il faut souvent des années pour établir les bonnes relations et le réseau nécessaire. Il s’agit de rechercher constamment de nouvelles relations et d’entretenir des relations avec vos parrains.

Organiser les conférenciers et divertissements de votre gala

La mise en place d’un programme amusant et mémorable est la clé pour attirer les bonnes personnes à l’événement et leur permettre d’ouvrir leur portefeuille une fois sur place. Les galas sont une grande fête pour une cause qui en vaut la peine. Offrez un programme bien choisi. Les orateurs doivent avoir un lien avec votre cause. Les conférenciers d’honneur doivent connaître l’organisme, sa mission et sa contribution à la collectivité. En fait, les bénéficiaires de votre programme feront d’excellents conférenciers. Si vous souhaitez faire une animation plutôt humoristique, il vaut mieux faire appel à un professionnel reconnu. Il n’y a rien de pire que d’avoir un membre comité qui s’improvise comédien !

La vente de billets

Certes, il faut remplir la salle, mais il faut aussi la remplir avec les bonnes personnes. Afin de vous aider à identifier et à inviter des personnes qui sont capables et susceptibles de donner, utilisez votre comité. Ensuite, associez le thème, le lieu et le programme du gala aux intérêts des participants. Tout, de la nourriture au décor et au lieu de l’événement, doit contribuer à l’image de marque de l’événement pour attirer vos invités.

Vous avez désormais toutes les pistes pour organiser un gala de charité réussi. Vous n’avez plus qu’à vous lancer.

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